Cómo planear tu día en 10 minutos (o menos)
Alguna vez escuché de un antiguo jefe lo que me parece un buen consejo para ganar productividad laboral. Me dijo: José Luis, toma los primeros 30 minutos del tu jornada laboral para planear lo que habrás de hacer el resto del día.
Desde luego que tal consejo me pareció sumamente acertado. Así que, sin dudarlo, lo puse en práctica durante un tiempo. El problema es que dicho hábito me duró justo eso, solo un tiempo.
Resulta que destinar los primeros 30 minutos de mi día para efectuar un ejercicio de planeación se comenzó a tornar difícil conforme estos minutos se veían interrumpidos por personas que deseaban hablar conmigo a primera hora para tratar algún asunto urgente o por llamadas telefónicas que terminaban consumiendo gran parte de mi atención durante esos momentos de supuesta planeación.
Así, dedicar 30 minutos para planear mi día no me resultó tan práctico como pensaba.
Pero no queriendo renunciar por completo a llevar a cabo dicha actividad (pues en verdad si me estaba dando buenos resultados en cuanto a lograr elevar mi nivel de productividad,) me di a la tarea de ajustar un poco el proceso y al mismo tiempo tratar de mejorarlo.
Así que diseñé mi propio método para planear mi día con la idea que este no me tomara un tiempo mayor a 10 minutos (o incluso menos).
Además busqué que este nuevo método me ayudara, como característica principal, a conseguir enfoque, el elemento que tanto promuevo en mis cursos de productividad.
El resultado obtenido de tal ejercicio es el que me ha acompañado ya por varios años a partir de entonces.
¿En que consiste este método?
Aquí les comparto los pasos. Lo único que se requiere es tener una hoja y una pluma.
Paso 1: Escribe en la parte superior de la hoja el objetivo más importante que deseas conseguir laboralmente.
Ejemplo: «Concretar 10 citas con clientes potenciales»
Probablemente sientas que en realidad tienes muchos objetivos que debes cumplir, más es importante que solo escribas uno solo ¿Cual? El más relevante, el que más impacto produzca en tu evaluación final de resultados, el que sea más importante de cara a la estrategia de tu empresa. Una buena manera de conocerlo es preguntándole a tu jefe cual podría ser este.
Paso 2: Considerando el objetivo que has escrito, escribe una lista de actividades y tareas que, según tu criterio, deberías realizar el día de hoy.
Seguramente te resultará tentador llenar toda la hoja de tareas y actividades, más trata de poner no más de 10.
Usando el mismo ejemplo del paso anterior se podrían poner elementos como estos: «Conseguir datos de clientes potenciales», «Realizar al menos 5 llamadas», «Enviarles un correo electrónico», «Preguntar a alguien si me puede conseguir referidos», «Conseguir presupuesto para invitar a los clientes a desayunar», «Imprimir el material que les voy a entregar en la cita»
Paso 3: Una vez terminada la lista de actividades, selecciona las tres que mejor respondan a esta pregunta: ¿Cuales, de entre todas estas tareas, me acercan más al objetivo que declaré inicialmente?
Aquí se trata de seleccionar solo las tres actividades más relevantes (aquellas que más impacto generen de cara al objetivo planteado). Si al analizar esta pregunta resulta que se te ocurre escribir una tarea nueva adicional que resulta aún más relevante que las que habías escrito, adelante hazlo, pero limítate a tener solo tres.
Siguiendo el ejemplo yo habría elegido: «Conseguir datos de clientes potenciales», «Realizar al menos 5 llamadas» y «Conseguir presupuesto para invitar a los clientes a desayunar»
(Seleccioné estas por que, desde mi perspectiva, considero que son las tres tareas que, de llevarse a cabo de manera excelente, me pondrían en una posición mucho más cercana de lograr concretar las 10 citas finales).
Paso 4: Habiendo seleccionado las tres actividades más relevantes llega el momento de seleccionar, de entre estas tres, la que se considera la actividad más relevante de todas. Solo una.
Aquí la pregunta a responder sería la siguiente: ¿Cual es esa única actividad que, de ser completada a la perfección, me acercaría más a la meta deseada?
Ejemplo: «Conseguir presupuesto para invitar a los clientes a desayunar»
(He elegido esta pues considero que, de poderse concretar esta actividad, se tendría un argumento altamente poderoso para conseguir que 10 clientes quisieran reunirse a platicar conmigo (resulta difícil negarse ante una invitación a desayunar ¿cierto?)
Paso 5: Destinar todo el esfuerzo y energía a que la actividad relevante elegida en el paso 4 se haga realidad lo más pronto posible y sin ninguna oportunidad de falla.
Ojo: Esto no necesariamente significa que las actividades relevantes deben de realizarse antes que las otras (pues la agenda puede verse afectada por factores externos que no se controlan) más si implica que, al finalizar la jornada laboral, estas tres actividades, con prioridad de la número uno, debieron de haberse cumplido a cabalidad (Pues son prioritarias)
Como se puede ver, este método que les he propuesto no tiene mayor ciencia que la simple alineación y priorización de actividades de cara a una meta deseada. Si, así de simple es. Más precisamente por ser esta acción (la de dar prioridad a las actividades) algo tan simple de realizar, también suele ser subestimada y relegada. ¡Siendo que en realidad lograr enfoque es la clave de la efectividad personal!
Así podría resumir este método en el siguiente esquema:
Paso 1) Seleccionar una meta relevante (la que más aporte a la estrategia global de mi área o de mi empresa)
Paso 2) Realizar un listado de tareas que apunten a dicha meta.
Paso 3) Definir las tres tareas más relevantes.
Paso 4) Definir una sola actividad super relevante (aquella que no puede fallar y que es prioritaria)
Paso 5) Acción
Hacer esto no debe de quitarte más de 10 minutos al inicio de tu día (incluso puedes hacerlo la noche anterior) y te ayudará a tener un enfoque claro de lo que debe estar ocupando tu mente en cada jornada de trabajo. (Enfoque, enfoque y más enfoque)
Si al terminar tu día de trabajo revisas tu hoja de planeación y te percatas que tus tres actividades relevantes fueron nula o medianamente realizadas entonces significa que te apartaste de tu objetivo prioritario. Si además, resulta que la actividad super relevante (la que elegiste por encima de todas) tampoco fue hecha, entonces definitivamente tendrás que replantear tu forma de aprovechar tu energía laboral.
Este método tiene como misión ayudarte a discernir, es decir ayudarte a encontrar lo más importante de entre un «todo» y, como consecuencia, servir como una herramienta para perseverar evitando la distracción.
Recordemos que la clave para conseguir resultados resulta de la capacidad que tengamos para enfocarnos en actividades relevantes (las que más impacto provocan en el resultado final) dejando de lado las que no lo son.
Espero que les haya servido.
(Más de mi actividad como consultor y formador de talento en www.joseluisdamian.com)
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